Yakın Doğu Üniversitesinde stratejik planlama süreci; veri üretimi, analiz, planlama, uygulama ve izleme aşamalarından oluşan bütüncül bir yapı içerisinde yürütülmektedir. Süreç, farklı birimlerin katkısıyla oluşturulan verilerin sistematik olarak değerlendirilmesi ve kurumsal hedeflere dönüştürülmesini kapsamakta; planın uygulanması sonrasında ise düzenli izleme ve değerlendirme mekanizmaları ile sürekli iyileştirme sağlanmaktadır. Sorumlu birim: Alt Komisyonlar Sorumlu birim: İlgili Alt Komisyonlar Sorumlu birim: Kalite ve Akreditasyon Koordinatörlüğü Sorumlu birim: Stratejik Planlama Koordinasyon Birimi Sorumlu birim: Strateji Geliştirme Kurulu Sorumlu birim: Stratejik Planlama Koordinasyon Birimi ve Stratejik Plan Hazırlama Birimi Sorumlu birim: Stratejik Plan Hazırlama Birimi Sorumlu birim: Stratejik Plan Hazırlama Birimi ve ilgili birimler Sorumlu birim: Strateji Geliştirme Kurulu Sorumlu birim: İzleme ve Değerlendirme Alt Birimi
İş Akış Süreci
Süreç, Kalite ve Akreditasyon Koordinatörlüğü bünyesinde faaliyet gösteren alt komisyonlar tarafından başlatılmaktadır. Her alt komisyon kendi sorumluluk alanına ilişkin SWOT analizlerini gerçekleştirmekte ve iç ile dış paydaşlardan elde edilen geri bildirimleri sistematik olarak toplamaktadır. Bu aşama, stratejik planlama sürecinin veri temelli olarak şekillendirilmesi açısından temel girdiyi oluşturmaktadır.
Alt komisyonlar tarafından toplanan veriler, belirlenen ortak başlıklar doğrultusunda standart bir formatta düzenlenmektedir. Bu kapsamda güçlü ve zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler, paydaş beklentileri, riskler ve iyileştirme alanları ile önceliklendirme çalışmaları yapılandırılmaktadır. Bu aşama, farklı kaynaklardan elde edilen verilerin karşılaştırılabilir ve analiz edilebilir hale getirilmesini sağlamaktadır.
Standartlaştırılan veriler, Kalite ve Akreditasyon Koordinatörlüğü tarafından kurumsal düzeyde analiz edilmekte ve konsolide edilmektedir. Bu süreçte ortak temalar, tekrar eden paydaş beklentileri, öncelikli gelişim alanları ve kurumsal riskler belirlenmektedir. Konsolidasyon aşaması, üniversitenin genel stratejik yönelimine ilişkin bütüncül bir değerlendirme zemini oluşturmaktadır.
Konsolide edilen veriler, Stratejik Planlama Koordinasyon Birimi tarafından değerlendirilerek tematik alanlar, stratejik amaçlar ve hedef taslakları oluşturulmaktadır. Bu aşamada kurumsal öncelikler, paydaş beklentileri ve gelişim alanları birlikte ele alınmakta; stratejik planın ana çerçevesi şekillendirilmektedir.
Stratejik Planlama Koordinasyon Birimi tarafından oluşturulan amaç ve hedef taslakları, Strateji Geliştirme Kurulu tarafından değerlendirilmektedir. Bu aşamada gerekli yönlendirmeler yapılmakta, kurumsal öncelikler doğrultusunda revizyonlar istenebilmekte ve stratejik çerçeveye ara onay verilmektedir. Böylece planın sonraki aşamalarına geçilmeden önce temel yönelim üzerinde kurumsal mutabakat sağlanmaktadır.
Ara onaydan geçen stratejik amaç ve hedefler, Stratejik Plan Hazırlama Birimi’ne aktarılmaktadır. Bu aşamada Stratejik Planlama Koordinasyon Birimi; performans göstergelerine ilişkin ön hazırlık, veri girdisi, ölçülebilir alanlara ilişkin değerlendirme ve ilgili birimlerden gelen katkıların düzenlenmesi görevini üstlenmektedir. Stratejik Plan Hazırlama Birimi ise bu girdiler doğrultusunda planın teknik yapısını oluşturmaya başlamaktadır.
Belirlenen stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda ölçülebilir performans göstergeleri (KPI) Stratejik Plan Hazırlama Birimi tarafından geliştirilmektedir. Bu aşamada göstergelerin tanımı, veri kaynağı, ölçüm yöntemi, izleme periyodu ve değerlendirme mantığı netleştirilmektedir. Böylece stratejik planın izlenebilir ve değerlendirilebilir bir yapıya kavuşması sağlanmaktadır.
Stratejik hedeflerin hayata geçirilmesini sağlamak amacıyla faaliyet planları oluşturulmaktadır. Bu kapsamda her faaliyet için sorumlu birimler belirlenmekte, zaman planı oluşturulmakta ve gerekli kaynaklar tanımlanmaktadır. Bu aşama, stratejik planın uygulanabilirliğini ve operasyonel düzeyde yürütülebilirliğini sağlayan temel bileşenlerden biridir.
Hazırlanan stratejik plan taslağı, Strateji Geliştirme Kurulu tarafından bütüncül olarak değerlendirilmekte ve gerekli görülen revizyonlar yapılmaktadır. Kurul, planın kurumsal vizyon, misyon ve öncelikler ile uyumunu gözden geçirerek stratejik planın nihai onayını vermektedir. Bu aşamanın tamamlanmasıyla plan yürürlüğe girmektedir.
Stratejik planın uygulanma sürecinde performans göstergeleri doğrultusunda veri toplanmakta, gerçekleşmeler düzenli olarak izlenmekte ve elde edilen sonuçlar değerlendirilmektedir. Bu süreç, Stratejik Planlama Koordinasyon Birimi bünyesinde faaliyet gösteren İzleme ve Değerlendirme Alt Birimi tarafından yürütülmektedir. İzleme ve değerlendirme sonucunda hedef-gerçekleşme düzeyi analiz edilmekte; sapmalar, riskler, gelişim alanları ve iyileştirme ihtiyaçları belirlenmektedir. Böylece stratejik planlama süreci, sürekli iyileştirme yaklaşımı doğrultusunda dinamik ve öğrenen bir yapıda sürdürülmektedir.
İş Akışı